В российском законодательстве есть случаи, когда в отпуск за свой счет человека должны отпустить обязательно. В остальном решение остается на усмотрение руководства, которое может и отказать. Рассказываю, кому положен отпуск за свой счет безотлагательно, а кому нет, и как правильно его оформить.
Помимо ежегодного оплачиваемого отпуска каждый сотрудник имеет право брать отпуск без сохранения зарплаты — за свой счет (то же, что и административный отпуск или отгул). Его могут предоставить, если начальство не будет против. Но есть случаи, когда такой отпуск обязаны дать по закону.
Актуальный на 2025 год порядок предоставления отпуска, количество дней и процедура оформления прописаны в законодательстве. Прежде всего это регламентируется Трудовым кодексом РФ (статьи 128, 173, 174, 263, 286). В Федеральных законах №5, 44 и 76 прописаны правила предоставления отпусков за свой счет членам семей военнослужащих, ветеранов боевых действий, народных дружинников, внештатных сотрудников МВД. Если по закону отпуск положен, но человека заставляют работать, он может обжаловать решение в трудовой инспекции и суде. Обращение можно отозвать, если удастся договориться с руководством.
Трудовой кодекс разрешает работодателям утверждать коллективный договор (статья 41) и принимать локальные нормативные акты (статья 8), которые могут устанавливать дополнительные основания, условия и порядок предоставления отпуска за свой счет. На испытательном сроке в теории тоже можно взять такой отпуск, закон это не запрещает.
| Категория работников | Продолжительность отпуска за свой счет |
| Работающий пенсионер | 14 |
| Работники с инвалидностью | 60 |
| Родители/супруги погибших военнослужащих, сотрудников ОВД и УИС, противопожарной службы, таможни, погибших при исполнении служебных обязанностей | 14 (каждый год, а не только в год гибели) |
| Рождение ребенка, свадьба, смерть близкого родственника | 5 |
| Работники, имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет, либо работники с несовершеннолетним ребенком с инвалидностью | 14 |
| Одинокие матери или отцы, самостоятельно воспитывающие ребенка до 14 лет | 14 |
| Работники, ухаживающие за членом семьи или иным родственником, который является инвалидом I группы | 14 |
| Работники, совмещающие работу с получением высшего образования и допущенные к вступительным экзаменам, проходящие итоговую или промежуточную аттестацию в высшем учебном заведении | 15 |
| Работники, занимающиеся подготовкой и защитой выпускной квалификационной работы и сдачей итоговых экзаменов в вузе | 4 месяца |
| Работники, сдающие итоговые экзамены в вузе | 1 месяц |
| Работники, допущенные к вступительным испытаниям в учреждениях среднего образования или проходящие в них промежуточную аттестацию | 10 дней |
| Работники, проходящие государственную итоговую аттестацию в учреждениях среднего образования | 2 месяца |
| Сотрудники, работающие по совместительству, если оплачиваемый отпуск на работе по совместительству короче, чем на основном месте работы | Количество дней разницы в отпусках |
| Жена военнослужащего | Количество дней отпуска, положенного военнослужащему |
| Инвалиды войны, ветераны боевых действий | 35–60 дней |
| Народные дружинники и внештатные сотрудники полиции | 10 дней |
Во всех остальных случаях, не указанных в законодательстве или коллективном договоре, предоставление отпуска за свой счет осуществляется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель вправе запросить доказательства, обосновывающие необходимость такого отпуска.
Продолжительность отпуска по соглашению сторон определяет работодатель. Взять такой отпуск можно даже на час или на полдня. Закон ограничивает максимальную продолжительность только для госслужащих — не более чем на год. Если сотрудника отправляют в отпуск за свой счет принудительно, например из-за простоя производства, это незаконно.
Работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска за свой счет, если он считает причину неуважительной или если отсутствие работника может негативно повлиять на производственный процесс, то есть в случае производственной необходимости.
Производственная необходимость — это обстоятельства, при которых отсутствие работника может существенно нарушить нормальное функционирование организации.
На практике производственная необходимость определяется так:
Примеры:
На все виды отпуска, в том числе и за свой счет, нужно писать заявление.
Шаг 1. Письменное заявление
Чтобы уйти в отпуск за свой счет как по соглашению сторон, так и в случаях, предусмотренных законодательством, нужно написать заявление. Единого требования к его оформлению нет. На предприятии может быть образец заявления либо его можно написать в произвольной форме. Обязательно указать:
Также можно приложить подтверждающие документы (справку или направление от врача, билеты и бронирования), чтобы повысить шансы на одобрение отпуска.
Шаг 2. Согласование с работодателем
Работодатель проверяет, попадает ли работник под категории, где отпуск предоставляется в обязательном порядке (перечислены в части 2 статьи 128 Трудового кодекса). Если да, то отпуск оформляется без отказа. В остальных случаях решение принимается на основе взаимного согласия, с учетом важности причин и возможности замены работника.
Шаг 3. Издание приказа
Приказ оформляется от имени руководителя, перед тем как сотрудник уходит в отпуск за свой счет. Руководитель должен ознакомиться с документом и подписать его. Приказ о предоставлении отпуска за свой счет оформляют по формам №Т-6 и№Т-6а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004, или по форме, утвержденной самой компанией.
Шаг 4. Запись в личной карточке
Отметку об отпуске за свой счет заносят в личную карточку (кадровый документ, содержащий всю информацию о сотруднике). Указывают вид отпуска (без сохранения заработной платы), продолжительность в количестве дней, даты начала и окончания, номер и дату приказа.
Шаг 5. Особые отметки в табеле учета
При уходе сотрудника в отпуск за свой счет ставят отметки еще в одном кадровом документе — табеле учета рабочего времени. Если такой отпуск предоставили по соглашению сторон, прописывают код «ДО» (или цифровой код 16). Если отпуск предоставлен в случае, предусмотренном законом, ставят отметку «ОЗ» (или цифровой код 17). Если человек вышел на работу раньше окончания отпуска, в табеле эти дни указывает отметка о явке «Я» (или код 01).
НДФЛ. За дни отпуска за свой счет НДФЛ не удерживается, так как не было дохода, а НДФЛ рассчитывают с фактической суммы заработной платы. Если сотрудник пользуется налоговыми вычетами, то они могут стать меньше, так как рассчитываются, исходя из размера дохода.
Страховые взносы. За дни отпуска за свой счет страховые взносы не начисляются и не уплачиваются, так как дохода в этот период нет.
Отпускные. Расчет отпускных обычно производят, исходя из заработка работника за последние 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором запланирован оплачиваемый отпуск. Период, когда сотрудник был в отпуске без сохранения заработной платы, исключается из расчетного периода, так как в это время не начислялась зарплата. Это не значит, что сумма отпускных будет меньше, просто эти дни исключат из общего количества календарных дней расчетного периода.
Но период отпуска за свой счет может повлиять на обычный отпуск. Согласно статье 121 Трудового кодекса, в трудовой стаж работы, дающей право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты за рабочий год. Если работник берет больше 14 дней за свой счет (например, уходит на месяц), излишек вычитается из стажа, что может изменить расчет отпуска, который полагается ежегодно, — сдвинуть на более позднее время дату начала следующего или уменьшить продолжительность, если отпуск или компенсация рассчитываются пропорционально стажу.
Пенсия. Период отпуска за свой счет не включается в страховой стаж для назначения пенсии, так как за это время не уплачиваются взносы в Социальный фонд России.
Финансовые потери. Во время отпуска за свой счет не начисляется зарплата.
Влияние на стаж и пенсию, если отпуск был длительным. Период отпуска болеее 14 календарных дней в году не входит в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска и не идет в специальный стаж для досрочной пенсии.
Отказ в отпуске. Если возникнет производственная необходимость или работодатель не согласится дать отпуск по соглашению сторон.
Риск увольнения или дисциплинарная ответственность. Частые отпуска или просьбы о них могут снизить качество работы и быть расценены как нежелание работать.
При принуждении к уходу в отпуск за свой счет или необоснованном, по мнению сотрудника, отказе он может подать жалобу в Государственную инспекцию труда, а далее в суд. В случае решения в пользу работника ему могут выплатить компенсацию за вынужденный простой и за моральный вред.
Снижение производительности труда. Внеплановые отпуска отдельных сотрудников могут повлиять на качество работы компании в целом.
Трудовые споры и компенсации. Работник может оспорить отказ в предоставлении отпуска, что может повлечь затраты в случае вынесения решения суда в его пользу.
Штрафы за нарушения. Если сотрудника не отпускают в положенный по закону оплачиваемый отпуск, это влечет наложение штрафов от 1 000 до 50 000 рублей и до 70 000 рублей за повторные нарушения.
Потеря сотрудников и конфликты. Отказ в отпуске может спровоцировать увольнение работника или ухудшить атмосферу в коллективе.
Больничный в отпуске за свой счет. Больничный не оплачивается за период, совпадающий с отпуском за свой счет. Если болезнь продолжается после окончания отпуска, пособие начисляется за период, который не входит в отпуск за свой счет. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск за свой счет не продлевается из-за больничного. Если больничный совпадает с отпуском, в табеле учета сохраняется отметка об отпуске за свой счет.
Отпуск за свой счет с последующим увольнением. По закону можно написать заявление на увольнение в отпуске за свой счет. Работник имеет право подать его не менее чем за 14 календарных дней до предполагаемой даты увольнения или за три дня, если он на испытательном сроке. Период отпуска за свой счет включается в срок отработки. Во время отпуска за свой счет работодатель не вправе уволить работника по своей инициативе за исключением случая прекращения деятельности организации.
Отпуск для совместителей. Согласно статье 286 Трудового кодекса, если отпуск по совместительству короче, чем на основном месте работы, работодатель по совместительству обязан по письменному заявлению работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы на недостающее количество дней, чтобы синхронизировать отпуска.
Удаленные работники. Отпуск без сохранения заработной платы для удаленных работников оформляется так же, как для обычных сотрудников, согласно статье 128 Трудового кодекса. Работник подает письменное заявление ( или через систему электронного документооборота с цифровой подписью), указав причину и даты. Приказ оформляется в электронном виде или на бумаге и направляется работнику.
Что делать, если работодатель не подписывает заявление?
Если работодатель отказывается подписывать заявление на отпуск за свой счет в обязательных случаях, обратитесь в трудовую инспекцию или суд. В случаях по соглашению сторон отказ может быть законным, но стоит зафиксировать попытку подачи заявления, если работник намерен обжаловать это решение.
Можно ли беременной взять отпуск за свой счет перед тем, как уйти в декрет?
Декретный отпуск после отпуска за свой счет возможен. В этом случае отпуск за свой счет должен согласовать работодатель. Этот отпуск не влияет на декретные выплаты, так как исключается из расчетного периода.
Могут ли многодетные родители брать отпуск за свой счет?
Да. Если есть двое и более детей младше 14 лет — по закону, в остальных случаях — по соглашению сторон.
Можно ли оформить задним числом?
По закону оформить отпуск за свой счет задним числом без заявления, написанного заранее, нельзя. Но на практике такие случаи редко, но бывают — например, если причина уважительная, сотрудник предупредит начальство по телефону в день отсутствия и позже напишет пояснительную записку, а работодатель не будет против. Однако это всё равно влечет нарушение оформления документации, а проверка может наложить штраф. Самовольное отсутствие на рабочем месте без согласования может быть расценено как прогул.
Можно ли продлить отпуск?
Взять дополнительный день или несколько дней отпуска за свой счет возможно по новому письменному заявлению работника и при согласии работодателя, если случай не является обязательным по закону.
(Пока оценок нет)
Загрузка...
