Статус «самозанятый» значительно упростил жизнь как работникам, так и работодателям, которым больше не нужно придумывать серых схем для оплаты разовых работ. Но многие компании стали использовать этот статус и для постоянных сотрудников, чтобы уходить от уплаты налогов. Такое может грозить штрафами и принудительной переквалификацией договора в трудовой. Рассказываю, как правильно работать с самозанятыми, чтобы не нарушать закон.
Самозанятые — это физические лица, которые работают на себя, оказывая услуги или продавая товары собственного производства, и применяют специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Этот режим, введенный в России с 2019 года, позволяет работать с минимальной налоговой нагрузкой: 4% при расчетах с физическими лицами и 6% — с юридическими лицами и ИП. Самозанятые не обязаны вести сложную бухгалтерию, а все налоговые расчеты и отчетность проходят через приложение «Мой налог», разработанное ФНС.
Стать самозанятыми могут, например, репетиторы, мастера маникюра, таксисты продавцы на маркетплейсах, бухгалтеры и многие другие специалисты. Главное условие — годовой доход не должен превышать 2,4 млн ₽.
Для компаний и ИП сотрудничество с самозанятыми выгодно: они экономят на страховых взносах и НДФЛ, а также упрощают документооборот. Но самозанятый — это не постоянный сотрудник компании, а выполняющий работу разово. Например, если вы наняли самозанятого дизайнера для создания логотипа за две недели, это соответствует режиму НПД: он работает самостоятельно, предоставляет результат и выдает чек через приложение «Мой налог». Но если тот же дизайнер ежедневно выполняет задачи по вашему графику, использует корпоративный компьютер и участвует в планерках — это уже похоже на трудовые отношения. Такие действия могут привести к переквалификации договора ФНС, доначислению налогов и штрафу в размере 20% от недоимки. Поэтому сотрудничество с самозанятыми должно строиться на принципах гражданско-правового договора, без признаков подчиненности работодателю.
Юридические лица и ИП, сотрудничая с самозанятыми, сталкиваются с рисками, связанными с проверками ФНС и неверным оформлением отношений.
Один из главных рисков — переквалификация договора с самозанятым в трудовой. Это происходит, если ФНС решит, что ваши отношения с исполнителем похожи на трудовые, а не на гражданско-правовые, как в описанном случае выше. В таком случае работодатель будет обязан доначислить НДФЛ, страховые взносы и, возможно, выплатить штраф.
Неправильное оформление сотрудничества с самозанятыми чревато доначислениями налогов и штрафами. Например, если вы не получили чек от самозанятого за оказанные услуги, ФНС может расценить платеж как доход физического лица, а не самозанятого. В результате компании придется заплатить НДФЛ и взносы, а также штраф за нарушение налогового законодательства — 20% от суммы недоимки. Поэтому в договоре с самозанятыми нужно всегда прописывать условия получения чека.
Например, в 2023 году предприятию доначислили 1,4 млн ₽ за то, что самозанятые, сотрудничавшие с ООО по договору, работали по установленному графику, соблюдали внутренние правила организации, проходили инструктаж по безопасности и пользовались ее оборудованием. Исполнители регистрировались как самозанятые прямо перед началом работы, чеки отправлялись с одного устройства, платежи в банке помечались как «зарплата». Дело дошло до кассационной инстанции, но все суды встали на сторону налоговой инспекции.
Если статус самозанятого не подтвержден или он утратил его — например, превысил лимит дохода в 2,4 млн ₽ в год, — компания как налоговый агент становится ответственной за удержание НДФЛ и уплату страховых взносов. Это особенно актуально, если ваш бизнес работает с самозанятым иностранцем, чей статус сложнее проверить. Неправильный учет платежей может привести к дополнительным расходам и проверкам: ФНС начислит НДФЛ и страховые взносы на все выплаты, которые не подтверждены чеками самозанятого, а также наложит штраф 20% от суммы недоимки. Кроме того, налоговая может инициировать выездную проверку, запросив документы за последние три года, что приведет к дополнительным расходам на юридическое сопровождение и временным затратам. Чтобы этого избежать, регулярно проверяйте статус исполнителя через сервис ФНС и сохраняйте чеки.
ИП и ООО всё чаще выбирают сотрудничество с самозанятыми — это удобно, экономит ресурсы и позволяет гибко привлекать специалистов. Однако, чтобы бизнесу работать с самозанятыми было действительно безопасно и не возникло претензий со стороны ФНС, важно соблюдать ряд последовательных шагов.
Проверьте статус исполнителя
Перед началом работы убедитесь, что ваш потенциальный подрядчик действительно зарегистрирован в качестве самозанятого и не утратил этот статус. Для этого используйте официальный сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика на профессиональный доход» — достаточно знать ИНН исполнителя. Сервис бесплатный, регистрация не требуется, а результат можно сохранить в качестве подтверждающего документа.
Если исполнитель ранее был вашим штатным сотрудником, обратите внимание на ограничение: по закону с момента увольнения до заключения договора как с самозанятым должно пройти не менее двух лет. Это требование направлено на предотвращение обхода трудового законодательства.
Договор
Договор с самозанятым — ключевой документ, который определяет ваши отношения. Он должен быть составлен без признаков трудовых отношений и содержать:
Избегайте формулировок, характерных для трудовых отношений: не прописывайте фиксированный график, не включайте положения о премиях, отпусках и больничных.
Чек за каждую оплату
После каждой выплаты самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить его вам (по электронной почте, мессенджеру или другим согласованным способом). Чек подтверждает, что оплата прошла по правилам НПД, и защищает компанию от претензий налоговой. Не принимайте услуги или товары без чека: если ФНС не увидит подтверждения, организация рискует получить доначисления по налогам и штрафы.
Акты выполненных работ
Для подтверждения факта оказания услуг или выполнения работ оформляйте акты. В акте фиксируется, что услуга оказана в полном объеме и принята заказчиком. Этот документ пригодится при проверках, а также поможет урегулировать возможные споры. В некоторых случаях (например, при поставке товаров) дополнительно оформляются товарные накладные или счета.
Не устанавливайте жестких графиков и контроля
Сотрудничество с самозанятым строится на принципах гражданско-правовых отношений. Не вводите для исполнителя внутренние регламенты, не включайте его в расписания, не контролируйте рабочее время и не предоставляйте доступ к корпоративной инфраструктуре (почте, пропускам, чатам). Любые признаки трудовых отношений могут привести к переквалификации договора и доначислению налогов.
Повторные выплаты и длительность сотрудничества
Особое внимание уделяйте регулярности и объему выплат. Если компания работает с одним и тем же самозанятым дольше трех месяцев подряд, выплачивает ему более 20 000 рублей в месяц или привлекает более 10 самозанятых одновременно, ФНС может обратить на такие отношения повышенное внимание. В таких случаях особенно важно соблюдать все формальные требования и фиксировать каждую операцию документально.
Даже если компания или ИП строго соблюдает все формальные требования при оформлении отношений с самозанятыми, некоторые действия могут привести к неприятным последствиям — вплоть до переквалификации договора в трудовой. Чтобы работать с самозанятыми бизнесу было действительно безопасно, важно не только правильно заключить договор и получать чеки при каждой оплате услуг самозанятого, но и не допускать типичных ошибок, которые часто встречаются на практике.
Не включайте самозанятых во внутренние чаты. Одна из самых распространенных ошибок — интеграция самозанятых в рабочие процессы наравне с сотрудниками. Если исполнитель получает доступ к внутренним чатам, корпоративной почте, участвует в планерках или значится в графиках дежурств, это может быть воспринято ФНС как признак трудовых отношений. Особенно внимательно налоговая относится к случаям, когда самозанятый работает по расписанию, установленному компанией, или подчиняется внутренним регламентам.
Налоговая может узнать об этом во время проверки, анализируя переписку, внутренние документы или опрашивая исполнителей. Например, инспекция может запросить доступ к корпоративным системам, чатам или журналам пропусков, чтобы проверить, как организована работа. Если самозанятый числится в таких системах, это станет основанием для доначислений. Взаимодействие с самозанятым должно строиться на принципах гражданско-правового договора: исполнитель самостоятельно определяет, когда и как выполнять работу, а заказчик оценивает только результат.
Не устанавливайте KPI, премии и другие элементы системы мотивации. Привязка оплаты самозанятого к ключевым показателям эффективности (KPI), начисление премий, бонусов или других стимулирующих выплат — прямой путь к переквалификации отношений в трудовые. Такие элементы характерны для найма сотрудников и могут быть расценены как признаки подчиненности работодателю.
Оплата должна быть фиксированной или зависеть только от объема выполненной работы, без дополнительных мотивационных схем.
Не компенсируйте расходы на проезд, питание, отпуск и больничный. Если компания оплачивает самозанятому транспортные расходы, питание, предоставляет оплачиваемый отпуск или компенсирует больничные, это может быть расценено как выполнение обязанностей работодателя. Возмещение подобных затрат допустимо только в рамках трудового договора, а не гражданско-правового.
Все выплаты должны быть связаны только с результатом оказанных услуг или выполненных работ. Не включайте в договор условия, характерные для трудовых отношений.
Не предоставляйте самозанятым корпоративные ресурсы. Доступ к корпоративной электронной почте, пропускам, табелю учета рабочего времени, внутренним ИТ-системам — всё это признаки включения самозанятого в штат компании. Даже если такие меры кажутся удобными для организации, они всё равно могут стать основанием для претензий со стороны налоговой.
Самозанятый должен оставаться внешним исполнителем, не вовлеченным во внутренние процессы компании. Для обмена документами и информацией используйте общедоступные каналы связи.
Не поручайте самозанятым функции штатных сотрудников. Если самозанятый выполняет задачи, которые обычно возлагаются на работников компании (например, ведет бухгалтерию на постоянной основе, работает как водитель в таксопарке по графику или занимается продажами на маркетплейсах под управлением организации), это может вызвать вопросы у ФНС. Особенно осторожно стоит относиться к повторяющимся и длительным контрактам с одним и тем же исполнителем.
Для разовых или проектных задач сотрудничество с самозанятыми вполне допустимо, но если работа носит постоянный характер, лучше рассмотреть другие формы оформления отношений.
Так как статус «самозанятый» — понятие новое, законодательство в этой сфере развивается и меняется регулярно. Для безопасной работы с самозанятыми важно учитывать последние изменения и особенности регулирования.
С 2025 года ФНС усилила контроль за подтверждением статуса исполнителя. Теперь для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей важно не только проверить регистрацию самозанятого через официальный сервис, но и сохранять подтверждение этой проверки в электронном или бумажном виде. Это поможет избежать споров с налоговой при возникновении претензий.
Также стоит помнить, что при работе с самозанятым иностранцем необходимо дополнительно удостовериться в его праве применять режим НПД. Применять этот режим в России могут граждане стран — членов Евразийского экономического союза (Беларусь, Армения, Казахстан, Кыргызстан) и Украины.
В 2025 году при заключении договора с самозанятым особое внимание уделяется деталям:
Сейчас всё больше компаний переходят на электронный документооборот. В 2025 году это стало еще проще благодаря интеграции банковских сервисов с бухгалтерскими программами и приложением «Мой налог». Это позволяет:
В 2025 году лимит дохода для самозанятых по-прежнему составляет 2,4 млн ₽ рублей в год. Если исполнитель превышает этот порог, он теряет право на применение НПД, и компания обязана пересмотреть формат сотрудничества. Для бизнеса важно отслеживать суммы выплат, чтобы не нарушить требования закона.
При этом, если самозанятый сотрудничает помимо вас еще с другими заказчиками, его общий доход может превысить лимит без вашего ведома. В таком случае ФНС уведомляет исполнителя о снятии с НПД через приложение «Мой налог», и эта информация отображается в сервисе «Проверка статуса налогоплательщика НПД». Чтобы минимизировать риски, проверяйте статус самозанятого ежемесячно через этот сервис, сохраняя подтверждения. Если исполнитель утратил статус, например, с октября, все платежи до этой даты, подтвержденные чеками НПД, считаются законными. Однако с момента утраты статуса компания становится налоговым агентом, обязана удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы за последующие выплаты. Проверки статуса и хранение чеков защитят вас от доначислений и штрафов.
Также стоит учитывать, что самозанятые не могут работать с НДС. Если ваша компания применяет этот налог, при расчетах с самозанятым сумма НДС не выделяется и не принимается к вычету.
Маркетплейсы и агрегаторы такси активно привлекают самозанятых, поэтому сейчас власти разрабатывают законопроект «О платформенной экономике в Российской Федерации», который уточняет правила такой работы. Он направлен на защиту прав самозанятых и прозрачность отношений с платформами, чтобы работать с самозанятыми бизнесу было проще и безопаснее.
Принципы работы по законопроекту
Особенности для маркетплейсов. Самозанятые на маркетплейсах могут продавать товары собственного производства (например, одежду, аксессуары) без регистрации ИП, но обязаны соблюдать лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год. Платформы, такие как Ozon или Wildberries, предоставляют инструменты для учета продаж и формирования чеков, но комиссии за вывод средств могут достигать 10%. Важно заранее изучить условия платформы, чтобы избежать скрытых расходов.
Особенности для такси. Самозанятые водители работают через агрегаторы, такие как Яндекс Такси, но не могут получить разрешение на перевозки без статуса ИП. Законопроект предлагает упростить этот процесс, разрешив самозанятым получать лицензии напрямую. Пока же водители часто используют «арендную схему» — когда машина арендуется у компании-партнера с разрешением.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
